Arbeitshilfen sind ein unschätzbarer Held am Arbeitsplatz. Diese schriftlichen Anweisungen zur Ausführung bestimmter Aufgaben können sicherstellen, dass die notwendigen Arbeiten korrekt und rechtzeitig erledigt werden, und sie helfen allen, von Neueinstellungen bis hin zu langjährigen Mitarbeitern. Wie Standardarbeitsanweisungen sind Arbeitshilfen in der Regel vereinfachte, instruktive und handlungsorientierte Dokumente, die den Mitarbeitern helfen sollen, eine bestimmte Aufgabe erfolgreich zu erledigen.
Zu den Arbeitshilfen können Dokumente gehören wie:
Schritt-für-Schritt-Anweisungen
Prüflisten
Cheatsheets
Einblattdrucke
Flussdiagramme
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Aber nicht alle Hilfsmittel sind gleich. Schlecht geschriebene Hilfsmittel verwirren die Leser, erhöhen das Fehlerrisiko und verlangsamen die Arbeit der Mitarbeiter, die zusätzliche Zeit aufwenden müssen, um den Inhalt des schlechten Hilfsmittels zu entziffern oder zu entschlüsseln. Wie können Unternehmen also Hilfsmittel erstellen, die das Lernen, die Produktivität und die Effizienz zuverlässig fördern?
Hier sind 5 Tipps für die Erstellung wirksamer Hilfsmittel.
1: Richten Sie sich an die richtige Zielgruppe.
Arbeitshilfen sollten direkt für die Personen geschrieben werden, die sie verwenden werden. Verwenden Sie ein Vokabular, das ihnen vertraut ist, und vermeiden Sie Fachjargon und technische Begriffe, die sie nicht verstehen werden. Berücksichtigen Sie ihren Bildungsstand. Überlegen Sie vor allem, was der Benutzer tatsächlich von der Arbeitshilfe braucht, und stellen Sie sicher, dass das Dokument dies bietet.
2: Wählen Sie die geeignete Art von Arbeitshilfe für die Aufgabe.
Arbeitshilfen können viele Formen annehmen; passen Sie die Art der Hilfe an die Aufgabe an, die sie beschreibt. Letztlich hängt dies wahrscheinlich von der Komplexität der Aufgabe ab und davon, ob der Arbeitnehmer während der Aufgabe Entscheidungen treffen muss. Eine einfache Aufgabe erfordert vielleicht nur eine einseitige Schritt-für-Schritt-Anleitung oder Checkliste. Komplexere Aufgaben, bei denen die Mitarbeiter Entscheidungen treffen müssen, erfordern möglicherweise ein Flussdiagramm oder einen Leitfaden.
3: Denken Sie an das KISS-Prinzip: Keep it simple, silly.
Arbeitshilfen sollten so kurz wie möglich sein, ohne dass wichtige Informationen verloren gehen. Schreiben Sie sie so, dass sie klar und einfach sind. Arbeitshilfen müssen nicht detailliert sein: Sie können den Benutzer auf andere Quellen für ausführlichere Informationen verweisen. Beschränken Sie sich auf die wichtigsten Fakten, die zur Erfüllung der Aufgabe erforderlich sind.
4: Seien Sie direktiv und handlungsorientiert.
Technische Hilfe hat einen lehrenden Charakter. Sie soll nicht das Warum, sondern das Wie erklären. Daher sollten die Aussagen zwingend sein und dem Benutzer genau sagen, was er tun soll und wie er es tun soll. Beginnen Sie jede Aufgabe mit einem Verb: öffnen/schließen, aktivieren/deaktivieren, prüfen, eingeben, beenden, löschen usw.
5: Formatieren Sie die Hilfe ansprechend.
Ein einfaches, prägnantes und gut geschriebenes Handbuch ist nur die halbe Miete, um ein effektives Dokument zu erstellen. Das Dokument sollte so formatiert werden, dass es leicht zu lesen ist. Wenn möglich, sollten Sie Bilder einfügen, um die Erfahrung des Lesers und das Verständnis des Materials zu verbessern.